Politique de confidentialité

Phoenix Voyages (« nous », « notre » ou « nos ») est une agence de voyages. La présente politique de confidentialité décrit comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada, à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (telle que modifiée par la « Loi 25 ») et aux autres lois provinciales applicables. Nous sommes inscrits auprès du Conseil de l’industrie du tourisme de l’Ontario (inscription TICO n 50028032).

Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels avec votre consentement. En effectuant une réservation ou en utilisant nos services, vous consentez aux utilisations raisonnablement nécessaires à l’organisation et à la prestation de votre voyage. Pour les utilisations facultatives comme le marketing, nous nous fondons sur votre consentement exprès. Vous pouvez retirer votre consentement aux utilisations non essentielles en tout temps, sous réserve des obligations légales et contractuelles (voir « Vos droits » ci-dessous).

Nous recueillons des renseignements personnels des façons suivantes :

• Renseignements que vous fournissez : nom, date de naissance, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale, renseignements de passeport, citoyenneté, préférences de voyage, renseignements de carte de paiement, coordonnées de personne à joindre en cas d’urgence et tout renseignement particulier que vous choisissez de communiquer aux fins de l’organisation de votre voyage.
• Renseignements recueillis automatiquement : adresse IP, type de navigateur, identifiants d’appareil, pages consultées, URL de provenance et renseignements techniques similaires recueillis au moyen de témoins et d’outils d’analyse.
• Renseignements provenant de tiers : nous pouvons recevoir des renseignements de fournisseurs de voyages (croisiéristes, transporteurs aériens, hôtels, voyagistes) et de nos prestataires de paiement lorsqu’ils confirment des transactions en notre nom.

Nous utilisons les renseignements personnels recueillis pour :

• traiter les réservations, les paiements et les remboursements ;
• communiquer avec vous au sujet de vos arrangements de voyage, des modifications d’itinéraire et des exigences en matière de documents ;
• offrir un service à la clientèle avant, pendant et après votre voyage ;
• vous transmettre des communications marketing et des offres, lorsque vous y avez consenti (vous pouvez vous désabonner en tout temps au moyen du lien figurant dans nos courriels) ;
• respecter nos obligations légales et réglementaires envers le TICO, en vertu de la LPRPDE et de la Loi 25, ainsi qu’envers l’Agence du revenu du Canada et les autorités similaires ;
• exploiter, sécuriser et améliorer notre site Web et nos services, y compris la prévention de la fraude.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous les communiquons uniquement lorsque cela est nécessaire, comme suit :

• Fournisseurs de voyages (croisiéristes, transporteurs aériens, hôtels, voyagistes, fournisseurs de transferts, assureurs) qui ont besoin des renseignements du voyageur pour émettre les réservations, les billets et les documents de voyage.
• Prestataires de paiement (p. ex. Stripe) qui traitent les paiements par carte. Nous ne conservons pas les numéros de carte complets dans nos systèmes.
• Fournisseurs de services (p. ex. envoi de courriels, hébergement infonuagique, outils de soutien à la clientèle) qui agissent en vertu d’ententes de confidentialité écrites et n’utilisent vos données que pour fournir des services en notre nom.
• Autorités gouvernementales lorsque la loi l’exige, sur ordonnance d’un tribunal, ou pour collaborer aux examens de conformité du TICO.
• Ayants droit dans le cadre d’une réorganisation, d’une fusion ou de la vente de la totalité ou de la quasi-totalité de nos actifs.

Certains de nos fournisseurs de services exercent leurs activités à l’extérieur du Canada. Les renseignements personnels traités en notre nom peuvent être transférés, stockés ou consultés depuis les États-Unis, l’Union européenne et d’autres territoires. Bien que ces données demeurent assujetties à la présente politique et à nos ententes écrites avec ces fournisseurs, elles peuvent également faire l’objet de demandes d’accès de la part de gouvernements, de tribunaux et d’autorités policières ou de sécurité nationale étrangers en vertu de leurs lois applicables. Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous procédons à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée requise par la Loi 25.

Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, au respect de nos obligations légales, comptables et réglementaires (y compris les exigences de conservation du TICO, généralement six (6) ans pour les dossiers de réservation) et à l’application de nos ententes. Lorsque les renseignements ne sont plus requis, nous les détruisons ou les anonymisons de façon sécuritaire.

Notre site Web utilise des témoins, des pixels et des technologies similaires à des fins de fonctionnement du site, d’analyse et de marketing. Les témoins nécessaires (p. ex. gestion de session, protection CSRF, répartition de charge) ne peuvent être désactivés. Vous pouvez gérer vos préférences relatives aux témoins d’analyse et de marketing au moyen de la bannière affichée lors de votre première visite, ou en supprimant les témoins dans les paramètres de votre navigateur. La désactivation des témoins peut nuire au fonctionnement du site.

Nous utilisons des outils automatisés pour personnaliser les destinations, les offres et le contenu que nous vous présentons, en fonction de votre navigation, de vos intérêts enregistrés et de votre historique de réservation. Ces outils soutiennent — sans les déterminer à eux seuls — les recommandations formulées par votre conseiller en voyages ; vos réservations sont examinées par une personne. Nous ne vous soumettons pas à des décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé qui produisent un effet juridique ou un effet important similaire.

Vous avez le droit :

• d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
• de demander la rectification de renseignements inexacts ou incomplets ;
• de retirer votre consentement aux utilisations non essentielles (p. ex. communications marketing) en tout temps, sous réserve des obligations légales et contractuelles ;
• de demander la suppression ou la désindexation de vos renseignements personnels, sous réserve de notre obligation de conserver certains dossiers (p. ex. les dossiers de conformité du TICO) ;
• à la portabilité de vos renseignements personnels informatisés, dans la mesure prévue par la Loi 25 ;
• de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca) si vous estimez que vos droits ont été violés.

Pour exercer l’un de ces droits, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées ci-dessous. Nous répondrons dans un délai de trente (30) jours.

Nous mettons en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et physiques raisonnables visant à protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et l’accès non autorisé. Ces mesures comprennent le chiffrement en transit, les contrôles d’accès et la formation du personnel. Aucune méthode de transmission ou de stockage n’étant parfaitement sécuritaire, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

En cas d’incident de confidentialité mettant en cause vos renseignements personnels et présentant un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, nous vous en aviserons et aviserons la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, conformément à la Loi 25 et à la LPRPDE. Nous tenons un registre de tous les incidents de confidentialité.

Notre site Web et nos services ne s’adressent pas aux enfants, et nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d’un mineur de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale. Les réservations de voyage visant des mineurs doivent être effectuées par un parent ou un tuteur légal.

Nous pouvons modifier la présente politique de temps à autre. La date de « Dernière mise à jour » figurant en haut de la page reflète la révision la plus récente. Les modifications importantes seront communiquées par courriel aux clients actifs ou au moyen d’un avis bien visible sur notre site Web.

Pour toute question relative à la protection des renseignements personnels, pour exercer vos droits ou pour déposer une plainte :

Phoenix Voyages
Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : privacy@phoenixvoyages.ca
Téléphone : communiquez avec votre conseiller en voyages ou utilisez le formulaire de notre page Contact.

Phoenix Voyages est inscrite auprès du Conseil de l’industrie du tourisme de l’Ontario (TICO).